loader
MENU
Facebookpagina van Kienia    Volg Kienia op Linkedin   

Wat wij u adviseren, doen we zelf ook!

November 2017

Hoe KienIA een projectmanagementtool voor zichzelf selecteert en implementeert

 

Met de groei van KienIA in omvang maar ook in professionaliteit is het vanzelfsprekend dat ook wij de juiste software moeten gebruiken om efficiënt en prettig te werken.

KienIA heeft klanten regelmatig geholpen om voor haar productieprocessen gestructureerd het juiste softwarepakket te selecteren en te implementeren. Nu KienIA zelf behoefte had aan nieuwe software voor haar projectmanagementprocessen, zou het vreemd zijn als zomaar een pakket zou worden aangekocht. Immers waarom zouden wij het anders doen dan dat wij u adviseren?

In dit artikel beschrijven wij hoe KienIA de selectie en implementatie van Exact Online voor zijn eigen organisatie heeft uitgevoerd.

 

Wat hebben we eigenlijk nodig?

Omdat de behoefte naar een nieuw softwarepakket al langer aanwezig was zou je verwachten dat deze vraag makkelijk beantwoord kon worden. Maar ook in een relatief klein bedrijf als KienIA is het antwoord afhankelijk van de persoon aan wie je het vraagt. Een projectleider heeft andere behoeftes dan een projectmedewerker. De planner wil vooral een goed beeld krijgen van de planning van de mensen voor de komende tijd. De administratie op haar beurt wil vooral grip krijgen op de facturenstroom.

Om deze vraag beantwoord te krijgen, hebben we de volgende aanpak gehanteerd:

  1. Uit de verschillende gelederen van de organisatie zijn mensen gevraagd hun ‘must haves’ (eisen) en ‘nice to have’ (wensen) op te geven.
  2. Deze eisen en wensen zijn gebundeld, gecategoriseerd en opgenomen in een selectietabel.
  3. In een separate werksessie kon iedere geïnteresseerde medewerker zijn input geven aan de selectietabel.

De uiteindelijke selectietabel bevatte 16 eisen en 30 wensen voor een nieuw projectmanagement softwarepakket. De eisen en wensen waren grotendeels functioneel maar ook van technische aard. Denk bij dit laatste aan toegankelijkheid van mobiele apparaten maar ook het beleid ten aanzien van innovatie van het product.

 

Wat heeft de markt te bieden?

Pas als je weet wat je écht wilt kun je de markt in stappen en onderzoeken wat deze te bieden heeft. Door scherp de eisen te hanteren zal snel duidelijk zijn dat niet elk pakket voldoet. Hiermee vallen al pakketten af en wordt tijd bespaart om deze verder te onderzoeken. De pakketten die wel lijken te voldoen worden aan de hand van de eisen en wensen doorgenomen samen met de leverancier.

Hanteer tijdens zo’n proces een aantal stelregels:

  • Houd vast aan je eisen. Pas als blijkt dat meerdere leveranciers niet kunnen voldoen aan een eis moet deze heroverwogen worden. Ga hiervoor terug naar je organisatie en schrap dus nooit zelfstandig een eis.
  • Uiteraard zal elke leverancier zijn eigen sterke punten benadrukken, vraag vooral door op zijn zwakke punten.
  • Het is heel waarschijnlijk dat een leverancier een functionaliteit toont die niet in de selectietabel voorkomt maar wel degelijk meerwaarde biedt. Hanteer deze functionaliteit dan maximaal als wens en niet als eis.
  • Laat het pakket uitvoerig demonstreren. Flyers, filmpjes, etc. geven alleen een indruk.

Kies één of meerdere pakketten uit die je ook zelf gaat testen in een proefomgeving. Doe dit bij voorkeur met dezelfde personen die ook hebben bijgedragen met het opstellen van de eisen en wensen. Selecteer vervolgens het pakket wat het meest voldoet aan je selectiecriteria én wat natuurlijk ook budgettair acceptabel is.

Tip met betrekking tot kosten: spiegel het licentiemodel goed aan de soort en hoeveelheid gebruikers. Kijk ook naar de kostenontwikkeling als het aantal gebruikers in de toekomst gaat toenemen.

Bovenstaand proces heeft KienIA ook zo doorlopen. Tijdens dit proces bleek dat één eis door geen van de kandidaat softwarepakketten kon worden ingevuld. Deze eis is dan ook in overleg met de organisatie vervallen. Uiteindelijk is het pakket Exact Online gekozen als projectmanagent softwarepakket.

 

Hoe zorg je voor een soepele implementatie?

We hebben ervoor gekozen om de implementatie niet geheel uit te besteden aan de leverancier. Vanuit onze andere projecten weten we dat een intensieve betrokkenheid van het eigen bedrijf en de eindgebruikers heel belangrijk is. Daarom is een intern team gevormd om de implementatie te trekken. We hebben wel een aan de leverancier verbonden adviseur ingeschakeld voor de specialistische kennis van Exact Online om te helpen bij de inrichting. Voor een snelle besluitvorming en het handhaven van de prioriteit is ook de rol van interne opdrachtgever helder belegd. Met deze organisatie kon de implementatie voortvarend van start gaan.

 

Hoe maak je het gekozen pakket op maat voor je organisatie?

Net als een SCADA-pakket of zelfs een tekstverwerker bevat Exact Online heel veel mogelijkheden en instellingen. Dit biedt de mogelijkheid het pakket op maat voor de organisatie in te richten. Maar dan is er ook altijd de valkuil om onderdelen te gaan inrichten en gebruiken die helemaal niet bij de oorspronkelijke behoefte aansluiten.

Wij hebben ervoor gekozen om in een testperiode met een kleine groep mensen het pakket in te richten en tegelijk te beschrijven hoe we het gaan gebruiken in onze projectmanagementprocessen. Dit zorgt ervoor dat niet alle toekomstige gebruikers last hebben van de kinderziekten door inrichtingsfouten. Tevens levert dit ook een beproefde handleiding die op maat is voor onze organisatie.

 

Wat kan je doen om het draagvlak voor de verandering te vergroten?

Het creëren van een draagvlak was al begonnen tijdens het inventariseren van de eisen en wensen voor de nieuwe software. Een diverse groep gebruikers werd zich al bewust van de mogelijke verbeteringen. Daarnaast werd ook duidelijk uitgedragen dat het afscheid nemen van de oude software noodzakelijk was voor de modernisering van onze gehele ICT-omgeving. Er was dus een duidelijk en gedragen hoger doel aanwezig.

Tijdens het test- en inrichtingsproces hebben we regelmatig de hele groep toekomstige gebruikers geïnformeerd over de voortgang en dillema’s die we tegenkwamen. De wekelijkse KienIA-update op vrijdag bood hier een mooi platform voor.

 

Hoe bereid je de gebruikers voor op de implementatie?

Zoals eerder vermeld hebben we een breed palet aan gebruikers. De één hoeft alleen zijn eigen uren te boeken, de ander richt projecten volledig in of stelt facturen samen. We hebben daarom getrapt een aantal opleidingen verzorgd in de vorm van interne instructies voor de verschillende groepen gebruikers.

De implementatie verliep ook in een aantal fasen:

  • Door onze administratie zijn met behulp van implementatieteam en projectleiders alle lopende projecten ingericht voor de overgangsdatum.
  • Vanaf de overgangsdatum op de 1e van een maand is iedereen begonnen met uren boeken.
  • Aan het eind van de maand zijn de projectleiders aan de slag gegaan met projectrapportages en facturering.
  • Daarnaast hebben we vanuit de implementatieteam tijd gereserveerd om iedereen bij zijn eerste gebruik te kunnen helpen. Dit heeft ondanks de eerdere testen ook nog een paar kleine verbeteringen opgeleverd die gelijk doorgevoerd konden worden.

 

Resultaat: soepele implementatie!

Al met al is de overgang naar Exact Online soepel verlopen. Hierdoor is er geen verstoring geweest in de voor ons belangrijkste bedrijfsprocessen zoals de urenboeking en de facturering. Uiteraard komen met het gebruik allerlei vragen en ook nog enkele problemen naar voren. Belangrijk is daarom dat het implementatieteam nog voldoende lang actief blijft om issues op te pakken en te stroomlijnen richting de leverancier.

De laatste belangrijke stap is het inrichten van het functioneel beheer van het softwarepakket. Inrichten is één maar het pakket functioneel fit houden is een tweede!

Kienia Industriële automatisering B.V.

Molenstraat 1
3371 AH Hardinxveld-Giessendam
+31 184 633 401
info@kienia.nl