Onze ‘best practice’ voor het vormen van beleidskaders
Uit ervaring maken wij op dat bij veel bedrijven procesautomatisering (nog) geen integraal onderdeel uitmaakt van het beleid van de organisatie. Dat terwijl de resultaten uit de automatisering, de producten, wel een integraal onderdeel uitmaken van het (financiële)resultaat van het bedrijf.
KienIA ondersteunt organisaties bij de totstandkoming van beleidskaders voor procesautomatisering. Dit doen we door middel van onze ‘best practice’ op beleidskaders. Hierbij een uitleg van deze ‘best practice’.
Wat is een beleidskader voor procesautomatisering?
Als we het onderwerp ontleden komen we het volgende tegen:
- “Beleid is het stellen van doelen, middelen en een tijdpad in onderlinge samenhang. … het aangeven van de richting en de middelen waarmee men gestelde organisatiedoelen wil gaan realiseren.” (Bron: Wikipedia)
- “Een kader is bedoeld om iets te omvatten. De zaak die omvat wordt, is gewoonlijk complexer, belangrijker of gedetailleerder dan het kader. “(Bron: Wikipedia)
- “De term procesautomatisering omvat de geautomatiseerde besturing van processen met behulp van een (proces)computer. Procesautomatisering is vaak een onderdeel van een overkoepelend productiesysteem” (Bron: Wikipedia)
Een beleidskader procesautomatisering gaat dus in op de wijze waarop procesautomatisering gaat bijdragen aan de toekomst van het bedrijf. Procesautomatisering is het gereedschap waarmee de organisatie haar processen en productie bedrijft.
Eenvoudig voorbeeld van een beleidskader
Onze “best practice” aanpak
Het opstellen van beleidskaders volgt vervolgens vier stappen:
1. Inventarisatie
De inventarisatie heeft tot doel een compleet beeld te krijgen van de samen te stellen beleidskaders. Hiervoor worden relevante wet- en regelgeving, bedrijfsbeleid en spanningsvelden verzameld en te behandelen thema’s vastgesteld. KienIA heeft een kenniswiel ontwikkeld om te borgen dat alle facetten van procesautomatisering in het productieproces èn de organisatie hierin worden beschouwd.
Figuur 1: Kennis- en beleidswiel procesautomatisering. De thema’s borgen dat de meest relevante thema’s op het gebied van techniek en organisatie deel uitmaken van het beleidskader.
2. Beleidssessies
In de beleidssessies worden de thema’s, in een vooraf vastgesteld aantal weken, achter elkaar behandeld. De sessies volgen wekelijks achter elkaar om de focus te behouden. De resultaten worden verwerkt in een cumulatief rapport en aan het begin van elke opvolgende sessie vastgelegd.
Figuur 2: Beleidssessies en het uitwerken van de beleidskaders. In wekelijkse beleidssessies worden thema’s en spanningsvelden behandeld en na afloop van elke sessie direct verwerkt in een cumulatief rapport.
3. Presentatie
Na het afronden van de sessies worden de beleidskaders uitgewerkt in een formeel rapport en ter goedkeuring aangeboden aan het management. Het rapport omvat naast een compleet verhaal van alle resultaten een managementsamenvatting van één A4 met alle beleidskaders, en per beleidskader één A4 met hierin het Wat?, Waarom? en Dus?. De presentatie is tevens het go/no-go moment waarbij beoordeeld wordt of het beeld compleet is en de kans van slagen voldoende is om door te gaan.
4. Uitwerken kaders
Als de besluiten genomen zijn en de kaders afgesproken, kunnen de beleidskaders in concrete plannen, richtlijnen, ontwerpen en/of specificaties worden uitgewerkt.
Succesfactoren
Het opstellen van het beleid en het doorlopen van de stappen lijkt eenvoudig. De uitdaging zit hem in het op een constructieve, efficiënte wijze tot gedragen beleid te komen. Duidelijk opdrachtgeverschap en de juiste teamsamenstelling (met relevante vertegenwoordigers en erkende specialisten) is hierbij van cruciaal belang. Daarnaast leunen wij altijd op onze standaard adviesaanpak, die borgt dat alle betrokkenen vanaf het begin het einddoel scherp voor ogen hebben en het traject efficiënt doorlopen wordt.
Samengevat levert de ‘Best Practise’ beleidskaders de volgende voordelen en resultaten
- Een concreet, transparant en voorspelbare aanpak;
- Beleid dat wordt gedragen in de hele organisatie;
- Technisch compleet beleid;
- Een beleid met samenhang en balans tussen de proces automatisering, het primaire proces en de organisatie;
- Een praktisch en concreet beleid voor proces automatisering ten behoeve van lange termijn strategie van het bedrijf, toepasbaar voor de mensen in het veld;
- Stevige basis voor het succesvol realiseren en beheren van uw IA.
Als u nog vragen heeft naar aanleiding van onze aanpak of wilt u een keer sparren over het samenstellen van beleidskaders voor procesautomatisering. Neem dan gerust eens contact op met één van onze senioren adviseurs: Niek de Koning, Arjan Koekoek of Thomas Oosting.