Voor Hoogheemraadschap Delfland is goed waterbeheer cruciaal. Het bepaalt of bewoners droge voeten houden en of water op tijd wordt afgevoerd of vastgehouden. KienIA ondersteunde Delfland bij de aanbesteding van een nieuw waterbeheersysteem (WBS): het systeem dat straks gemalen en stuwen aanstuurt in het hele gebied.
Van verouderd systeem naar vernieuwing
Hoewel het bestaande systeem technisch stabiel is en dagelijkse bedrijfsvoering voldoende ondersteunt, is het functioneel niet meegegroeid met de ambities van Delfland. Delfland koos daarom niet voor onderhoud van het oude systeem, maar voor een volledig nieuw systeem binnen een toekomstbestendige architectuur. Daarmee kan het waterschap straks beter sturen op waterstanden en inspelen op klimatologische veranderingen.
Van behoefte naar heldere aanbesteding
Delfland wist goed wat het huidige systeem kon, maar vond het lastig om de nieuwe behoeften scherp te formuleren. Bram Kok: “KienIA hielp om die vraag helder te krijgen. Door gericht door te vragen ontstonden niet alleen eisen, maar ook nieuwe wensen en verbeteringen. KienIA vertaalde dit naar aanbestedingsdocumenten die werken. Technische eisen werden concreet en toetsbaar gemaakt, terwijl een beschrijvend deel zorgde voor context en richting. Die combinatie gaf de markt ruimte om met slimme oplossingen te komen, zonder de doelen uit het oog te verliezen.”
Grip op proces en samenwerking
KienIA richtte ook het proces in. Er kwamen duidelijke afspraken over samenwerking, voortgang, rapportages en risicomanagement. Dat gaf houvast in een lang en complex traject. Daarnaast begeleidde KienIA de organisatie. Interne afdelingen zoals inkoop en juridisch werden op het juiste moment en juiste wijze betrokken. Dat zorgde voor overzicht en een soepel verloop.
Marktpartijen vroeg betrokken, beter resultaat
Een belangrijk onderdeel was het nauw betrekken van de markt in verschillende stadia voor en tijdens het aanbestedingstraject. Thomas van der Horst: “KienIA toetste eisen en wensen bij leveranciers, zodat duidelijk werd wat haalbaar was. Dit voorkwam verrassingen en zorgde voor een realistische uitvraag. Leveranciers waardeerden deze aanpak. Ze konden zich goed voorbereiden en wisten ze wat van hen verwacht werd. In combinatie met een strakke en betrouwbare planning leidde dit tot een solide aanbestedingstraject.”
De meerwaarde van KienIA
KienIA bracht technische kennis en procesaanpak samen. Het team kon de inhoud doorgronden én vertalen naar een aanbesteding die begrijpelijk en uitvoerbaar is. Tegelijk zorgde KienIA voor verbinding tussen gebruikers, markt en interne organisatie. Die combinatie maakte het verschil: een helder proces, realistische eisen en draagvlak bij alle betrokken partijen.
Oscar van Duijn van Delfland: “KienIA heeft al bij meerdere projecten binnen Delfland meegewerkt, en dat is niet voor niets. De collega’s zijn kundig en kennen niet alleen de procesautomatisering goed, maar begrijpen ook de achterliggende processen die voor Delfland belangrijk zijn om onze kerntaken uit te voeren. Juist die combinatie is heel waardevol. We vormden samen één team, waarin iedereen zijn eigen specialisme meebracht. Tegelijk hielden we elkaar scherp en daagden we elkaar uit op zowel functionele als technische vraagstukken. Dat is belangrijk om samen tot een kwalitatief sterk eindresultaat te komen.”
Ook de begeleiding van het traject maakte volgens Oscar het verschil. “De procesbegeleiding was sterk. Elke stap kreeg de juiste aandacht en er werd niets overgeslagen. Dat gebeurde bovendien op een prettige manier, waardoor iedereen betrokken bleef en aangehaakt bleef gedurende het hele traject.”
Het resultaat
De zorgvuldige voorbereiding betaalde zich uit in de aanbestedingsfase. Oscar: “Bij een langdurig traject vraag je je soms af waar alles naartoe werkt. Maar doordat we de voorbereiding zo goed hebben gedaan, verliep de daadwerkelijke aanbesteding heel soepel.” Die kwaliteit bleef niet onopgemerkt. Intern kreeg Oscar terug van de inkoopafdeling dat dit ‘een aanbesteding uit het boekje’ was. Ook marktpartijen die deelnamen, gaven aan dat het een zorgvuldig en goed onderbouwd traject was.
Het resultaat: een succesvolle aanbesteding voor een toekomstbestendig waterbeheersysteem én een stevig fundament voor de realisatie. Voor organisaties met vergelijkbare plannen is de les helder: investeer vroeg in inhoud, samenwerking en procesbegeleiding. Dat vergroot de kans op een aanbesteding die echt werkt.
Benieuwd hoe jouw organisatie kan leren van de aanpak bij Delfland? Neem contact op met Ronald Weelen (ronald.weelen@kienia.nl).
