Privacyregeling KienIA

Inleiding

KienIA is een adviesbureau op het gebied van industriële automatisering. In opdracht van onze klanten leveren wij projectmanagement, advies en ontwerp op het gebied van industriële automatisering.

Bij het uitvoeren van ons werk hebben we te maken met persoonsgegevens. Wij vinden het als bedrijf belangrijk om goed om te gaan met de persoonsgegevens van onze klanten, sollicitanten en andere betrokkenen van wie wij persoonsgegevens verwerken. Onderdeel hiervan is dat wij transparant willen zijn over hoe KienIA omgaat met persoonsgegevens. Deze privacyregeling maakt daar onderdeel vanuit.

In deze privacyregeling is te vinden:

• welke persoonsgegevens wij verwerken;
• op welke manier wij persoonsgegevens verwerken;
• wanneer wij persoonsgegevens delen met andere partijen;
• hoelang wij persoonsgegevens bewaren;
• hoe wij persoonsgegevens beveiligen;
• op welke rechten een beroep kan worden gedaan;
• hoe wij omgaan met vragen, verzoeken of klachten;
• ons cookie-statement.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Of over het gebruik van uw persoons- gegevens door KienIA? Neem dan contact op met onze Privacy Officer. Dit kan door een e-mail te sturen naar info@kienia.nl.

Delen van persoonsgegevens

In principe gebruiken wij de gegevens alleen voor onze eigen bedrijfsvoering en dan alleen maar voor de doelen waarvoor wij de gegevens hebben gekregen. We delen gegevens met andere partijen wanneer:

• we hier wettelijk toe verplicht zijn;
• een deel van de bedrijfsvoering hebben uitbesteed aan een andere partij;
• dat nodig is om een overeenkomst uit te voeren.

Met de partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Dit doen we zodat goed is geregeld hoelang deze partijen gegevens mogen bewaren, hoe ze de gegevens beveiligen en dat ze ons tijdig melden wanneer sprake is van een data-lek.

Waarom wij gegevens mogen verwerken

Wij mogen persoonsgegevens alleen verwerken wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een van de volgende grondslagen:

• de persoonsgegevens zijn nodig voor het uitvoeren van een overeenkomst;
• de persoonsgegevens zijn nodig zodat KienIA kan voldoen aan een wettelijke verplichting;
• wij hebben als organisatie een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van gegevens;
• we hebben duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens;
  • • tijdens de werving, om contact te onderhouden, referenties te checken en indien van toepassing een arbeidscontract voor te stellen
    • om in zakelijke relaties contact te onderhouden of het uitbreiden van zakelijke relaties

De gegevens die wij verwerken

Voor een overzicht van welke persoonsgegevens wij verwerken kan contact worden opgenomen met de Privacy Coördinator van KienIA. Deze is te bereiken via info@kienia.nl.

Persoonsgegevens worden nooit op basis van algoritmes verwerkt. Gegevensverwerking vindt plaats op basis van het kwaliteitsmanagementsysteem van KienIA.

Het bewaren van persoonsgegevens

Om onze bedrijfsdoelen te kunnen realiseren moeten wij persoonsgegevens bewaren. Wanneer we de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor het realiseren van onze bedrijfsdoelen dan verwijderen we deze. In een aantal uitzonderingsgevallen bewaren wij de gegevens langer:

• wanneer de wet een bewaartermijn voorschrijft;
• wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt en wij de persoonsgegevens nodig hebben om ons te kunnen verweren.

Beveiligen van persoonsgegevens

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens op een goede wijze zijn beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Wij hebben hiervoor passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen genomen. Periodiek evalueren wij deze maatregelen en stellen deze bij wanneer dit nodig is.

Rechten

Er zijn een aantal wettelijke rechten waarop een beroep kan worden gedaan:

• inzage in de door ons verwerkte persoonsgegevens;
• een kopie van de gegevens;
• informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken;
• het corrigeren van informatie die feitelijk niet juist is;
• het compleet laten maken van onvolledige informatie;
• het in bepaalde gevallen laten verwijderen van de gegevens;
• beperking van de verwerking van de gegevens;
• als toestemming is gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens dan kan die toestemming weer worden ingetrokken;
• de gegevens mee te krijgen in gangbaar digitaal formaat, mits dit technisch mogelijk is;
• het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Om een beroep te doen op deze rechten dan kan contact worden opgenomen met de Privacy Coördinator van KienIA. Wij kunnen dit verzoek weigeren.

Redenen om het verzoek te weigeren zijn bijvoorbeeld:

• dat een wettelijke bewaartermijn van toepassing is;
• dat door het inwilligen van het verzoek maken we inbreuk op de rechten van anderen.

Vragen verzoeken en klachten

Vragen, verzoeken of klachten over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegeven kunnen schriftelijk worden ingediend bij de Privacy Coördinator van KienIA.

Dit kan door een mail te sturen naar info@kienia.nl.

Omgang met cookies

We gebruiken alleen functionele en analytische cookies op onze website. Dit gebruik heeft geen of weinig gevolgen voor de privacy van de bezoekers van deze website, omdat hierbij geen persoonsgegevens worden verwerkt.

Aanpassing van de privacyregeling

Wanneer wij het noodzakelijk vinden kunnen wij deze privacyregeling aanpassen.